STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
PERSONALIA
Standard Operational Procedure Personalia (SOP)
1. Etika Pelayanan Kepada Pengguna Jasa
a. Penyampaian informasi
b. Penyampaian permasalahan
c. Penyelesaian permasalahan/ kejadian – kejadian dilokasi
2. Penempatan Tenaga Kerja
a. Permintaan dari pengguna jasa
b. Pengajuan tenaga kerja
c. Penempatan
d. Mutasi/rolling
3. Penarikan Tenaga Kerja
a. Karena permasalahan
b. Karena pengurangan
c. Putus kontrak
d. Penyelesaian
4. Pembinaan Tenaga Kerja
a. Rutin
b. Karena permasalahan
c. Permintaan pengguna jasa/pembinaan khusus
5. Permohonan Ijin /Cuti
a. Hak cuti
b. Tata cara pengajuan ijin/cuti
c. Cuti khusus
d. Sanksi atas pelanggaran ijin/cuti
6. Penggajian/Pengupahan
a. Sistem penggajian/pengupahan
b. Tata cara penghitungan upah per-hari
7. Penggantian Tenaga Kerja karena ijin/cuti atau berhalangan masuk
a. Persiapan tenaga kerja pengganti
b. Uang transport/uang PKL
8. Penanganan permasalahan
a. Tenaga kerja dan kejadian-kejadian dilokasi
b. Inventarisasi permasalahan
c. Klarifikasi
d. Solusi penyelesaian
e. Sanksi –sanksi
9. Status Hubungan Kerja
a. Tetap
b. Kontrak
1. Tata cara pemanggilan
2. Tata cara pengisian SK3 WT
a. Kontrak pertama
b. Kontrak kedua
c. Administrasi SK3 WT
10. Udur diri dan pinjam ijazah
a. Prosedur undur diri
b. Prosedur pinjam ijazah
11. Pengarsipan
a. Buku tenaga kerja
b. Surat menyurat
c. Lain-lain.
PENJELASAN
Standar Operational Procedure
1. Etika Pelayanan Kepada Pengguna Jasa
a. Penyampaian Informasi
Secara lisan (langsung/pertelepon)
Informasi disampaikan secara sopan, dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan mudah dipahami.
Per-surat
• Ditulis dengan menggunakan ejaan yang benar, sopan,singkat, dan jelas
• Disampaikan secara langsung atau via fax
b. Penanganan Permasalahan/komplain
Setiap komplain diterima secara obyektif tanpa membedakan informasi pengguna jasa satu dengan pengguna jasa yang lainnya.
Dilakukan pencatatan permasalahan/komplain dengan mencantumkan sumber informasi, tanggal, dan waktu kejadian.
Permasalahan/komplain bisa disampaikan melalui secara lisan/persurat/pertelepon kepada personalia.
2. Penempatan Tenaga Kerja
a. Permintaan Tenaga Kerja
Setiap permintaan tenaga kerja baik berupa permintaan tambahan maupun permintaan dari pengguna jasa baru harus didasarkan pada permintaan yang disampaikan secara resmi/tertulis.
Permintaan bisa disampaikan secara langsung ke kantor PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT, melalui jasa kurir atau via fax.
Permintaan ditujukan kepada PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT Up. Personalia.
b. Pengajuan Tenaga Kerja
Pengajuan tenaga kerja dilakukan segera setelah ada bukti permintaan secara tertulis perihal permintaan tenaga kerja.
Dalam hal pengajuan tenaga kerja kepada pengguna jasa, personalia terlebih dahulu berkoordinasi dengan divisi recruitment & Pusdik untuk menyiapkan personil yang telah memenuhi kualifikasi untuk diajukan kepada pengguna jasa
Setiap personil yang akan diajukan harus menyediakan berka-berkas sebagai pengantar dan bahan pertimbangan bagi pengguna jasa.
Sebelum menghadap kepada pengguna jasa, setiap personil dibekali/di”briefing” agar lebih siap dan mantap serta mampu menunjukkan kualitas masing-masing saat menghadap kepada pengguna jasa sehingga mampu memuaskan pengguna jasa.
c. Penempatan
Penempatan dilakukan setelah ada konfirmasi dari pengguna jasa perihal personil yang dipilih setelah diajukan dan dilakukan penyeleksian
Setelah ada kepastian perihal personil yang dipilih, personil yang bersangkutan dipanggil untuk melengkapi administrasi penempatan antara lain:
i. Surat pernyataan masa training 3 bulan
ii. Surat pernyataan tanggung renteng
iii. Surat-surat pernyataan lainnya
iv. Pas photo 2 lembar untuk ID Card
Setiap personil yang ditempatkan dibuatkan surat penempatan/surat tugas dengan mencantumkan nama,alamat lengkap, lokasi dan tanggal penempatan
Setiap personil dibekali dengan ID Card yang berlaku satu tahun terhitung mulai tanggal penempatan dengan kewajiban untuk memperbaharui setiap kali masa berlakunya habis.
Setiap personil dibekali dan diingatkan kembali (briefing) perihal status karyawan, tugas dan tanggung jawab yang diemban serta diberitahu perihal hak dan kewajiban dari dan terhadap perusahaan (materi briefing terlampir).
d. Mutasi /Rolling
Bahwa karyawan PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT dimungkinkan untuk mendapatkan mutasi/rolling dari lokasi satu ke lokasi lainnya baik dalam satu wilayah kerja Kantor Pusat /Cabang maupun antar Kantor Operasional.
Mutasi tersebut dapat dilaksanakan atas dasar:
1. Permintaan dari pemakai jasa, yaitu apabila mutasi tersebut disampaikan oleh pemakai jasa yang masih dalam satu perusahaan. Contoh: antar Bank Danamon Indonesia
2. Tugas dari perusahaan, dalam hal ini penugasan oleh perusahaan dikarenakan kekosongan personil maupun penugasan kepada karyawan yang ditarik dari lokasi baik karena putus kontrak maupun dikembalikan oleh pemakai jasa.
3. atas permintaan dari karyawan.
3. Penarikan Tenaga Kerja
Setiap tenaga kerja PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT yang berada dilokasi sewaktu-waktu dapat ditarik dari lokasi dikarenakan beberapa hal antara lain:
a. Karena Permasalahan
Apabila performance/kinerja dari tenaga kerja/personil yang bersangkutan kurang atau tidak bisa memuaskan pengguna jasa, sehingga pihak pengguna jasa meminta yang bersangkutan diganti (dikembalikan ke kantor)
Apabila tenaga kerja personil yang bersangkutan telah berkali-kali melakukan kesalahan dan telah mendapatkan sanksi/peringatan akan tetapi tidak menunjukkan perubahan sikap/perbaikan
Apabila tenaga kerja/personil yang bersangkutan telah terbukti melakukan perbuatan yang dikategorikan kesalahan berat/perbuatan melanggar hukum,contoh : pencurian, penggelapan, perbuatan asusila dll.
b. Karena Pengurangan
Apabila Pengguna jasa menilai kebutuhan akan tenaga kerja yang ada melebihi kebutuhan sehingga merasa perlu untuk ditinjau ulang (dikurangi)
c. Karena Putus Kontrak
Apabila kontrak kerjasama perihal penggunaan jasa tidak diperpanjang lagi setelah habis masa berlakunya atau diputus sebelum habis masa berlakunya.
d. Penyelesaian
Apabila terjadi penarikan tenaga kerja karena pengurangan dan putus kontrak maka langkah-langkah yang diambil adalah:
Mencarikan lokasi lain yang membutuhkan/kosong dan mendesak untuk dilakukan pengisian personil
Berkoordinasi dengan pihak marketing untuk memperoleh informasi permintaan tenaga kerja dari lokasi baru
Apabila dari kedua upaya tersebut belum ada lokasi dan informasi berkaitan dengan penempatan tenaga kerja maka tenaga kerja terpaksa ditarik dan dirumahkan . Dengan catatan tenaga kerja tersebut akan dipanggil sewaktu-waktu untuk bekerja apabila ada permintaan dari lokasi.
Perlu disampaikan kepada tenaga kerja yang bersangkutan bahwa gaji yang diterimanya terhenti terhitung mulai tanggal penarikan, hal ini dikarenakan yang bersangkutan sudah tidak aktif bekerja sehingga secara otomatis haknya juga berhenti.
4. Pembinaan Tenaga Kerja
a. Pembinaan rutin
Pembinaan dilakukan secara rutin sesuai dengan bidang tugas masing-masing(job description) dengan tujuan akhir adalah terciptannya SDM yang berkualitas yang bermuara pada pemuasan pelanggan
b. Karena permasalahan
Sering terjadi permasalahan –permasalahan dilokasi
Menyangkut kinerja personil secara perorangan ataupun secara keseluruhan berdasarkan evaluasi oleh Pembina
• Menyangkut kinerja personil secara perorangan pembinaan dilakukan dikantor pusat selama 1 minggu/2 minggu atau sesuai dengan kebutuhan
• Menyangkut kinerja personil secara keseluruhan, pembinaan dilakukan dengan melibatkan seluruh personil secara bersama-sama/bergantian dikantor atau dilokasi kerja/tempat yang ditentukan, adapun jangka waktunya dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
c. Permintaan Pengguna Jasa/Pembinaan Khusus
Pembinaan dilakukan atas permintaan dilakukan atas permintaan pengguna jasa sebagai langkah penyegaran, pendisiplinan maupun sebagai ajang untuk bersosialisasi antara pengguna jasa dengan Pembina dan tenaga kerja secara keseluruhan
Pembinaan yang dilakukan didasarkan atas adanya agenda-agenda khusus yang diadakan oleh kantor berkaitan untuk meningkatkan kualitas SDM, seperti latihan DIKSARPAM yang bekerjasama dengan Kepolisian
5. Permohonan Ijin/Cuti
a. Hak Cuti
Setiap tenaga kerja berhak atas cuti setelah mempunyai masa kerja 1 tahun atau lebih
Hak cuti dalam satu tahun kerja diberikan sebanyak 12 hari kerja
Untuk tenaga kerja non Securiti , hak cuti 12 hari dikurangi 3 hari, sehingga hak cuti yang masih dalam satu tahun adalah 9 hari kerja. Keterangan : 3 hari adalah cuti bersama Hari Raya Idul Fitri, dan hanya diberlakukan untuk lokasi yang memberlakukan cuti bersama pada saat Hari Raya Idul Fitri
Penggunaan cuti dari setiap tenaga kerja harus dicatat dan dilakukan pengecekan saldo cuti yang dipunyai, sehingga pengambilan cuti tidak sampai melebihi dari hak yang diberikan
b. Tata Cara Pengajuan Ijin/Cuti
Permohonan harus diajukan minimal satu (1) bulan sebelum tanggal yang diminta
Pengajuan bisa diajukan secara langsung maupun via fax, dan disarankan telah menyampaikan tanggal,maksud dan tujuan cutinya kepada pimpinan atau personalia lokasi
Pengambilan hak cuti maksimal 4 hari berturut-turut, atau 12 hari berturut-turut untuk tujuan ke luar pulau
Pelaksanaan cuti bisa dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari personalia
Cuti bisa disetujui setelah mendapatkan persetujuan dari personalia
Cuti bisa disetujui setelah mendapat pertimbangan dari personalia, antara lain perihal, tanggal,bulan dan tahun yang diminta jadwal jumlah pengajuan cuti lain yang sudah disetujui terlebih dahulu, serta ketersediaan tenaga cadangan yang ada, dll.
Cuti tidak boleh diajukan untuk keperluan pada bulan yang berurutan
Untuk keperluan ijin lain yang belum deprogram sesuai dengan ketentuan bisa disetujui setelah mendapat pertimbangan-pertimbangan khusus
Ijin tidak masuk kerja karena sakit harus dibuktikan dengan surat keterangan dari dokter.
c. Cuti Khusus
Cuti khusus diberikan untuk keperluan-keperluan antara lain : (sesuai dengan UU No. 13/2003 pasal 93 (4) )
Menikah, 3 hari
Menikahkan anak, 2 hari
Mengkhitankan anak, 2 hari
Membaptiskan anak, 2 hari
Istri melahirkan/keguguran kandungan, 2 hari
Suami/Istri, orang tua, mertua, anak, atau anak menantu meninggal dunia, 2 hari
Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia 1 hari
Untuk keperluan cuti melahirkan diberikan 1,5 bulan sebelum melahirkan dan 1,5 setelah melahirkan dan dibuktikan dengan surat keterangan dari dokter kandungan serta surat keterangan kelahiran.
Keterangan : untuk keperluan cuti khusus tersebut tidak dipotong gaji/cuti.
Bahwa dalam hal pekerja tidak masuk kerja tanpa keterangan yang sah selama 5 hari berturut-turut dan telah mendapatkan surat panggilan secara sah sebanyak 2 (dua) kali berturut-turut serta tidak mampu membuktikan alasan yang sah pula, maka yang bersangkutan dinyatakan telah mengundurkan diri secara sepihak.
d. Sanksi Atas Pelanggaran Ijin/Cuti
Setiap pelanggaran atas pelaksanaan ijin/cuti akan dikenai sanksi berupa pemberian surat teguran/peringatan, pemotongan gaji ataupun penarikan dari lokasi.
Catatan : untuk keperluan cuti tersebut setiap pemohon wajib mengklarifikasi permohonan cutinya kepada personalia baik secara langsung maupun per-telepon (tata tertib cuti terlampir)
6. Penggajian/ pengupahan
a. Sistem penggajian/pengupahan
Gaji diberikan ke masing-masing tenaga kerja sesuai dengan tanggal penggajian masing-masing lokasi. Adapun sistem penggajian dilakukan dengan cara:
Transfer
Yaitu pemberian gaji yang dilakukan dengan cara mentransfer gaji ke nomor rekening masing-masing sesuai dengan nomor yang telah disampaikan kepada personalia bagian penggajian/ kasir
Tunai
Yaitu pemberian gaji secara tunai kepada yang bersangkutan, ataupun orang yang ditunjuk sesuai dengan surat kuasa. Pemberian gaji diberikan diatas tanggal 15 setiap bulannya.
Untuk memudahkan penggajian/pengupahan disarankan untuk segera membuat rekening di Bank sesuai dengan yang direkomendasikan oleh perusahaan.
b. Tata Cara Penghitungan Gaji Per-hari
Penghitungan upah per-hari diperlukan untuk menggaji karyawan yang gajinya tidak penuh satu bulan untuk melakukan pemotongan gaji bagi karyawan yang dikenai sanksi berupa pemotongan gaji.
Rumus : Upah perhari = Gp/30
Keterangan :
GP : Gaji Pokok
30 : Jumlah hari dalam satu bulan
Contoh :
A dikenai sanksi berupa pemotongan gaji sebanyak 2 hari kerja dengan gaji pokok Rp.930.000,-
Penghitungan
X = 2/30 x930.000
= Rp. 62.000,-
Maka Jumlah potongan gaji A adalah Rp.62.000
A kerja dilokasi terhitung mulai tanggal 12 Juni 2009, gaji pokok A Rp.930.000 maka gaji A untuk bulan Juni adalah:
X = 30 – 12/30 x Rp. 930.000
= 0,6 x Rp.930.000
= Rp.558.000
maka gaji A bulan Juni adalah Rp.558.000,-
7. Penggantian Tenaga Kerja Karena Ijin/Cuti atau Berhalangan Masuk
a. Penyiapan Tenaga Kerja Pengganti
Tenaga kerja pengganti disiapkan untuk menggantikan tenaga kerja yang berhalangan masuk dikarenakan ijin/cuti,sakit,alpa atau keperluan lain yang telah mendapatkan persetujuan dari personalia
Untuk menyiapkan tenaga pengganti personalia berkoordinasi dengan rekrutmen dan operasional
b. Uang Transport/uang PKL
Uang transport diberikan kepada tenaga kerja pengganti sesuai dengan laporan PKL
Uang transport untuk dalam kota sebesar Rp.10.000.
Uang tujuan luar kota diberikan sesuai dengan biaya transport kota tujuan ditambah dengan uang penginapan
8. Penanganan Permasalahan
a. Inventarisasi Permasalahan
Setiap informasi permasalahan yang ada diinventarisasi/dicatat dalam buku permasalahan dengan mencantumkan permasalahan yang ada, sumber informasi, tanggal kejadian, pelaku serta akibat yang ditimbulkan.
Permasalahan-permasalahan tersebut bisa bersifat tindakan indisipliner dari tenaga kerja, performance tenaga kerja ataupun permasalahan yang menyangkut ketertiban umum atau bersifat merugikan pengguna jasa seperti masalah pencurian, penggelapan dll.
b. Klarifikasi
Setelah permasalahan-permasalahan yang telah diinventarisasi diklarifikasi kepada masing-masing pihak antara lain kepada sumber informasi/narasumber, pembina,pelaku dan saksi-saksi jika ada, baik secara langsung maupun via telepon.
c. Solusi Penyelesaian
Setelah permasalahan diklarifikasi kepada masing-masing pihak dan telah dapat disimpulkan tentang sebab-akibat permasalahan serta tentang siapa yang harus bertanggung jawab maka selanjutnya kita berikan solusi penyelesaiannya.
d. Sanksi-sanksi
Sanksi diberikan sesuai dengan tingkat kesalahan/pelanggaran yang telah dilakukan dan telah mendapatkan klarifikasi serta pengakuan dari masing-masing pihak yang terkait, terutama dari pelaku. Adapun sanksi-sanksi yang bisa diberikan antara lain : (tata cara pemberian surat peringatan terlampir)
• Surat teguran
• Surat peringatan
• Pemotongan gaji
• Penarikan dari lokasi
9. Status Hubungan Kerja
a. Tetap
Bagi karyawan yang pengangkatannya langsung oleh keputusan Dereksi berupa SK Dereksi maka akan menjadi karyawan tetap secara otomatis setelah lepas masa percobaan 3 bulan.
b. Karyawan Kontrak
Kriterianya adalah karyawan yang tanggal penempatannya per tanggal ditempatkan (sekarang), yaitu dengan mengisi Surat Kontrak Karyawan Waktu Tertentu atau SK3 WT. Adapun dilaksanakan SK3WT didasarkan pada Rumusan Tata Cara Pelaksanaan Tentang Surat Kontrak Kerja Karyawan Waktu Tertentu Nomor : 001/SK-ASB/V/09
~ Tata Cara Pemanggilan
Bahwa tenaga kerja dipanggil manghadap ke kantor untuk mengisi SK3WT setelah memenuhi kriteria :
1) Adalah tenaga kerja yang ada dilokasi baru
2) Tenaga kerja yang sudah menandatangani surat pernyataan masa training 3 bulan
Jadi setiap tenaga kerja yang memenuhi kedua kriteria tersebut maka akan dilanjutkan dengan pengikatan kontrak selama 1 tahun, dengan catatan selama 3 bulan dilokasi tidak ada permasalahan-permasalahan/komplain menyangkut kinerja yang bersangkutan sehingga dikembalikan ke kantor.
~ Tata Cara Pengisian SK3WT
SK3WT diisikan sesuai dengan data yang diminta, antara lain:
Tanda Tangan Kontrak Kedua
1) Hari, tanggal, bulan dan tahun penempatan
2) Nama Personalia, dalam hal ini nama personalia yang diminta adalah personalia kantor pusat
3) Nama/identitas tenaga kerja
4) Jabatan dan lokasi kerja
5) Status kontrak dan masa kontrak, yaitu kontrak 1 tahun, terhitung mulai tanggal penempatan sampai dengan satu tahun kemudian
6) Tanggal surat (sesuai dengan tanggal penempatan)
7) Tanda tangan pekerja calan personalia
Khusus untuk pengisian SK3WT yang dilaksanakan oleh Kantor Cabang,Kepala Operasional Cabang atau yang mewakili tanda tangan sebagai saksi (contoh terlampir)
Bahwa sesuai dengan Rumusan Tata Cara Pelaksanaan Tentang Surat Kontrak Kerja Karyawan Waktu Tertentu diatas, SK3WT yang pertama dapat diperpanjang untuk masa kontrak ke-2 dengan didasarkan pada:
1) Bahwa perjanjian kerjasama kontrak antara PT. ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT
1) dengan lokasi / pengguna jasa diperpanjang untuk bulan 1 tahun berikutnya
2) Bahwa yang bersangkutan bersedia untuk melanjutkan kontrak kerja untuk periode kedua.
Tanda tangan kotrak pertama
1) Hari, tanggal dan bulan penempatan, sedangkan tahun adalah untuk tahun pada saat pengisian kontrak kedua
2) Nama personalia
3) Nama/identitas tenaga kerja
4) Jabatan dan lokasi kerja
5) Status kontrak 1 tahun kedua dan masa kontrak terhitung muali tanggal sesuai dengan no. 1 s/d tahun kemudian
6) Tanggal surat yaitu tanggal sesuai dengan no.17
Tanda tangan pekerja dan personalia
Masih menunjuk pada Rumusan Tata Cara Pelaksanaan Tentang Surat Kontrak Kerja Karyawan Waktu Tertentu diatas, setelah penandatanganan kontrak SK3WT dua kali berturut, maka:
1) Tenaga kerja harus istirahat selama 15 hari, dan posisi yang bersangkutan digantikan oleh tenaga pengganti
2) Tenaga kerja tersebut apabila masih bersedia bekerja di perusahaan, maka yang bersangkutan harus mengajukan surat lamaran kembali, dan tetap harus melalui prosedur seleksi dari awal
3) Dalam hal penempatan kembali yang bersangkutan masih dimungkinkan untuk ditempatkan dilokasi semula dengan catatan tenaga kerja dimaksud masih dikehendaki/diminta oleh pihak pengguna jasa (dengan permohonan tertulis)
4) Bahwa meski harus mengajukan surat lamaran baru dan harus melalui proses dari awal, si tenaga kerja tetap diberi prioritas untuk mendapatkan pengajuan/penempatan dilokasi dibandingkan dengan sekuriti yang belum pernah mendapatkan penempatan
c. Administrasi SK3WT
Bahwa Administrasi SK3WT dilakukan secara terpisah yaitu untuk SK3WT pertama dengan SK3WT yang kedua. Dan setiap waktu-waktu harus di-cek terutama berkaitan dengan masa kontrak. (contoh format terlampir). Untuk administrasi SK3WT cabang yang dikirim ke Pusat dibuatkan administrasi secara terpisah.
10. Undur Diri Dan Pinjam Ijazah
a. Prosedur Undur Diri
Bahwa setiap pekerja berhak untuk mengundurkan diri dari perusahaan dengan cara mengajukan surat pernyataan pengunduran diri secara tertulis yang disampaikan kepada Personalia satu (1) minggu sebelum tanggal pengunduran diri.
b. Prosedur Pinjam Ijazah
Bahwa setiap tenaga kerja diperbolehkan meminjam ijazah yang telah disimpan/dititipkan untuk beberapa waktu dengan cara mengajukan permohonan/pernyataan pinjam ijazah yang ditulis dan ditandatangani diatas materai Rp.6000,- (maksimal 1 minggu). Apabila dalam waktu tertentu yang telah ditentukan ijazah tersebut tidak dikembalikan maka yang bersangkutan dinyatakan mengundurkan diri dari perusahaan.
11. Administrasi/Pengarsipan
a. Buku Tenaga Kerja
Buku tenaga kerja dibuat berdasarkan kondisi riil (sesungguhnya) tenaga kerja dilokasi. Buku tenaga kerja mencantumkan nama, jabatan, lokasi serta tanggal masuk (TMT). Manfaat buku tenaga kerja antara lain :
1) Evaluasi tagihan
2) Evaluasi pembinaan Tenaga Kerja
b. Surat Menyurat
Pengarsipan surat menyurat dibuat dengan tujuan untuk memudahkan pengecekan data-data yang sudah dibuat-dikeluarkan serta data-data yang masuk baik dari pengguna jasa, kantor-kantor cabang PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT maupun surat masuk lainnya.
c. Lain-lain
Pengarsipan surat-surat lainnya dengan memperhatikan jenis surat dan permasalahannya. Antara lain seperti surat-surat pernyataan kesalahan, tanggung renteng dll.
PERMOHONAN IJIN TIDAK MASUK/CUTI
Permohonan Ijin Tidak Masuk/Cuti
a. Hak Cuti
• Setiap tenaga kerja berhak atas cuti setelah mempunyai masa kerja 1 tahun atau lebih
• Hak cuti dalam satu tahun kerja diberikan sebanyak 12 hari kerja
• Untuk tenaga kerja non Security, hak cuti yang 12 hari kerja dikurangi 3 hari, sehingga hak cuti yang masih dalam satu tahun adalah 9 hari kerja
Keterangan : 3 hari adalah cuti bersama Hari Raya Idul Fitri, dan hanya diberlakukan untuk lokasi yang memberlakukan cuti bersama pada saat Hari Raya Idul Fitri
• Penggunaan cuti dari setiap tenaga kerja harus dicatat dan dilakukan pengecekan saldo cuti yang dipunyai, sehingga pengambilan cuti tidak sampai melebihi dari hak yang diberikan.
b. Tata Cara Pengajuan Ijin/Cuti
• Permohonan harus diajukan minimal satu (1) bulan sebelum tanggal yang diminta
• Pengajuan bisa diajukan secara langsung maupun via fax dan disarankan telah menyampaikan tanggal, maksud dan tujuan cutinya kepada pimpinan atau personalia lokasi
• Pengambilan hak cuti maksimal 4 hari berturut-turut atau 12 hari berturut-turut untuk tujuan keluar pulau.
• Pelaksanaan cuti bisa dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari personalia
• Cuti bisa disetujui setelah mendapatkan pertimbangan dari personalia, antara lain perhal tanggal, bulan dan tahun yang diminta, jadwal jumlah pengajuan cuti lain yang sudah disetujui terlebih dahulu, serta ketersediaan tenaga cadangan yang ada, dll
• Cuti tidak boleh diajukan untuk keperluan pada bulan yang berurutan
• Untuk keperluan ijin lain yang belum deprogram sesuai dengan ketentuan bisa disetujui setelah mendapat pertimbangan-pertimbangan khusus
• Ijin tidak masuk kerja karena sakit harus dibuktikan dengan
c. Cuti Khusus
Cuti khusus diberikan untuk keperluan-keperluan antara lain : (sesuai dengan UU No. 13/2003 pasal 93 (4) )
Menikah, 3 hari
Menikahkan anak, 2 hari
Mengkhitankan anak, 2 hari
Membaptiskan anak, 2 hari
Istri melahirkan/keguguran kandungan, 2 hari
Suami/Istri, orang tua, mertua, anak, atau anak menantu meninggal dunia, 2 hari
Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia 1 hari
Untuk keperluan cuti melahirkan diberikan 1,5 bulan sebelum melahirkan dan 1,5 setelah melahirkan dan dibuktikan dengan surat keterangan dari dokter kandungan serta surat keterangan kelahiran.
Keterangan : untuk keperluan cuti khusus tersebut tidak dipotong gaji/cuti.
Bahwa dalam hal pekerja tidak masuk kerja tanpa keterangan yang sah selama 5 hari berturut-turut dan telah mendapatkan surat panggilan secara sah sebanyak 2 (dua) kali berturut-turut serta tidak mampu membuktikan alasan yang sah pula, maka yang bersangkutan dinyatakan telah mengundurkan diri secara sepihak.
d. Sanksi Atas Pelanggaran Ijin/Cuti
Setiap pelanggaran atas pelaksanaan ijin/cuti akan dikenai sanksi berupa pemberian surat teguran/peringatan, pemotongan gaji ataupun penarikan dari lokasi.
Catatan : untuk keperluan cuti tersebut setiap pemohon wajib mengklarifikasi permohonan cutinya kepada personalia baik secara langsung maupun per-telepon (tata tertib cuti terlampir)
PENEMPATAN & PENARIKAN TENAGA KERJA
Penempatan Tenaga Kerja
a. Permintaan Tenaga Kerja
Setiap permintaan tenaga kerja baik berupa permintaan tambahan maupun permintaan dari pengguna jasa baru harus didasarkan pada permintaan yang disampaikan secara resmi/tertulis.
Permintaan bisa disampaikan secara langsung ke kantor PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT, melalui jasa kurir atau via fax.
Permintaan ditujukan kepada PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT Up. Personalia.
b. Pengajuan Tenaga Kerja
Pengajuan tenaga kerja dilakukan segera setelah ada bukti permintaan secara tertulis perihal permintaan tenaga kerja.
Dalam hal pengajuan tenaga kerja kepada pengguna jasa, personalia terlebih dahulu berkoordinasi dengan divisi recruitment & Pusdik untuk menyiapkan personil yang telah memenuhi kualifikasi untuk diajukan kepada pengguna jasa
Setiap personil yang akan diajukan harus menyediakan berka-berkas sebagai pengantar dan bahan pertimbangan bagi pengguna jasa.
Sebelum menghadap kepada pengguna jasa, setiap personil dibekali/di”briefing” agar lebih siap dan mantap serta mampu menunjukkan kualitas masing-masing saat menghadap kepada pengguna jasa sehingga mampu memuaskan pengguna jasa.
c. Penempatan
Penempatan dilakukan setelah ada konfirmasi dari pengguna jasa perihal personil yang dipilih setelah diajukan dan dilakukan penyeleksian
Setelah ada kepastian perihal personil yang dipilih, personil yang bersangkutan dipanggil untuk melengkapi administrasi penempatan antara lain:
v. Surat pernyataan masa training 3 bulan
vi. Surat pernyataan tanggung renteng
vii. Surat-surat pernyataan lainnya
viii. Pas photo 2 lembar untuk ID Card
Setiap personil yang ditempatkan dibuatkan surat penempatan/surat tugas dengan mencantumkan nama,alamat lengkap, lokasi dan tanggal penempatan
Setiap personil dibekali dengan ID Card yang berlaku satu tahun terhitung mulai tanggal penempatan dengan kewajiban untuk memperbaharui setiap kali masa berlakunya habis.
Setiap personil dibekali dan diingatkan kembali (briefing) perihal status karyawan, tugas dan tanggung jawab yang diemban serta diberitahu perihal status karyawan, tugas dan tanggung jawab yang diemban serta diberitahu perihal hak dan kewajiban dari dan terhadap perusahaan (materi briefing terlampir).
d. Mutasi /Rolling
Bahwa karyawan PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT dimungkinkan untuk mendapatkan mutasi/rolling dari lokasi satu ke lokasi lainnya baik dalam satu wilayah kerja Kantor Pusat /Cabang maupun antar Kantor Operasional.
Mutasi tersebut dapat dilaksanakan atas dasar:
1) Permintaan dari pemakai jasa, yaitu apabila mutasi tersebut disampaikan oleh pemakai jasa yang masih dalam satu perusahaan. Contoh: antar Bank Danamon Indonesia
2) Tugas dari perusahaan, dalam hal ini penugasan oleh perusahaan dikarenakan kekosongan personil maupun penugasan kepada karyawan yang ditarik dari lokasi baik karena putus kontrak maupun dikembalikan oleh pemakai jasa.
3) atas permuntaan dari karyawan.
e. Penarikan Tenaga Kerja
Setiap tenaga kerja PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT yang berada dilokasi sewaktu-waktu dapat ditarik dari lokasi dikarenakan beberapa hal antara lain:
a. Karena Permasalahan
Apabila performance/kinerja dari tenaga kerja/personil yang bersangkutan kurang atau tidak bisa memuaskan pengguna jasa, sehingga pihak pengguna jasa meminta yang bersangkutan diganti (dikembalikan ke kantor)
Apabila tenaga kerja personil yang bersangkutan telah berkali-kali melakukan kesalahan dan telah mendapatkan sanksi/peringatan akan tetapi tidak menunjukkan perubahan sikap/perbaikan
Apabila tenaga kerja/personil yang bersangkutan telah terbukti melakukan perbuatan yang dikategorikan kesalahan berat/perbuatan melanggar hokum,contoh : pencurian, penggelapan, perbuatan asusila dll.
b. Karena Pengurangan
Apabila Pengguna jasa menilai kebutuhan akan tenaga kerja yang ada melebihi kebutuhan sehingga merasa perlu untuk ditinjau ulang (dikurangi)
c. Karena Putus Kontrak
Apabila kontrak kerjasama perihal penggunaan jasa tidak diperpanjang lagi setelah habis masa berlakunya atau diputus sebelum habis masa berlakunya.
d. Penyelesaian
Apabila terjadi penarikan tenaga kerja karena pengurangan dan putus kontrak maka langkah-langkah yang diambil adalah:
Mencarikan lokasi lain yang membutuhkan/kosong dan mendesak untuk dilakukan pengisian personil
Berkoordinasi dengan pihak marketing untuk memperoleh informasi permintaan tenaga kerja dari lokasi baru
Apabila dari kedua upaya tersebut belum ada lokasi dan informasi berkaitan dengan penempatan tenaga kerja maka tenaga kerja harus membuat surat pengunduran diri secara tertulis diatas materai Rp. 6000,- dengan mencantumkan nama, alamat lengkap dan jabatan serta tanggal pengunduran dirinya. Dengan catatan tenaga kerja tersebut akan dipanggil sewaktu-waktu untuk bekerja apabila ada permintaan dari lokasi.
Perlu disampaikan kepada tenaga kerja yang bersangkutan bahwa gaji yang diterimanya terhenti terhitung mulai tanggal penarikan, hal ini dikarenakan yang bersangkutan sudah tidak aktif bekerja sehingga secara otomatis haknya juga berhenti.
Apabila tenaga kerja ditugaskan / mutasi di kantor cabang sebagai staff kantor maupun ditempatkan di proyek kerja (lokasi) maka kepada tenaga kerja diberikan antara lain :
1) Hak gaji sama, apabila UMK ditempat baru lebih rendah, tetapi apabila UMK ditempat baru lebih tinggi akan disesuaikan dengan UMK lokasi
2) Uang transport (cash/tiket), uang makan, dan uang saku untuk keperluan ke tempat tujuan (dengan tanda terima(
3) Uang tempat tinggal
4) Bagi yang sudah berkeluarga, setelah 3 bulan di lokasi baru diperkenankan membawa serta anggota keluarganya dengan biaya hidup ditanggung oleh perusahaan selama 1 tahun
TATA TERTIB
PERMOHONAN CUTI
Demi terselenggaranya sistem kerja yang baik dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan terhadap pengguna jasa dan tenaga kerja khususnya masalah pengaturan cuti tenaga kerja dan tenaga kerja pengganti maka perlu disusun tata tertib permohonan cuti sebagai berikut :
2) Cuti diberikan kepada tenaga kerja yang sidah bekerja lebih dari 1 (satu) tahun atau lebih sebanyak 12 hari/tahun (Os.79 (2) butir c UU No. 12/2003)
3) Permohonan cuti diajukan 1 (satu) bulan sebelum tanggal yang diterima
4) Cuti diajukan maksimal 4 (empat) hari berturut-turut dan untuk tujuan luar pulau bisa mengajukan 12 (dua belas) hari berturut-turut dengan memperhatikan sisa cuti yang ada
5) Cuti khusus diberikan antara lain untuk keperluan : ( Ps. 93 (4) UU No. 13/2003)
a. Menikah, 3 hari
b. Menikahkan anak, 2 hari
c. Mengkhitankan anak, 2 hari
d. Membaptiskan anak, 2 hari
e. Istri melahirkan/keguguran kandungan, 2 hari
f. Suami/Istri, orang tua, mertua, anak, atau anak menantu meninggal dunia, 2 hari
g. Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia 1 hari
Keterangan : cuti khusus tidak boleh dihabungkan dengan cuti tahunan
6) Cuti melahirkan / hamil diberikan 1,5 bulan sebelum saat melahirkan dan 1,5 bulan sesudah saat melahirkan menurut perhitungan dokter kandungan / bidan dan untuk cuti keguguran diberikan 1,5 bulan sesuai dengan surat keterangan dokter kandungan/ bidan
7) Tenaga kerja tidak diperbolehkan cuti satu minggu sebelum Hari Raya Idul Fitri dan satu minggu sesudah Hari Raya Idul Fitri
8) Izin sakit tidak dipotong dari cuti tahunan dengan catatan ada surat keterangan dokter
9) Izin cuti tidak diberikan untuk pengajuan cuti dari tenaga-tenaga kerja yang berasal dari satu lokasi secara bersamaan
10) Izin diberikan dengan memperhatikan kondisi dan ketersediaan tenaga kerja pengganti di PT.ASB
11) Pemohon wajib mengklarifikasi permohonan cutinya ke PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT 1 Minggu setelah permohonan cuti diajukan baik per telepon/datang langsung ke kantor PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT
12) Pelanggaran atas pelaksanaan cuti yang diberikan akan dikenakan sanksi berupa pemotongan gaji ataupun penarikan dari lokasi
13) Cttn : Surat Keterangan Dokter harus dari Klinik yang ada kerja sama dengan PT.ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT
Demikian Tata Tertib Permohonan Cuti ini dibuat harap untuk diperhatikan
Banjarmasin, 01 Januari 2009
PT. ABBASINDO SERVICE BERSAHABAT
Abbasindo
Direktur
NB: Hak cuti keluar diberikan per Tanggal penempatan setelah masa kerja satu tahun. Untuk tenaga kerja non sekuriti hak cuti tahunan dikurangi oleh cuti bersama Hari Raya sebanyak 3 hari sehingga hak cuti tahunan yang diberikan adalah 9 hari
Tidak ada komentar:
Posting Komentar